Dernière mise à jour : 28 /03/2022

La présente politique indique comment l’ICOM (ci-après  » ICOM « ,  » nous « ,  » notre « ), en tant que responsable du traitement, utilise et protège les données à caractère personnel que vous (ci-après  » vous « ,  » votre « ) lui communiquez lorsque vous vous inscrivez et utilisez la plateforme AGORA (ci-après dénommée la  » Plateforme « ).
L’ICOM s’engage à protéger les données personnelles et à respecter la vie privée conformément à la législation en vigueur, et notamment aux dispositions de la loi informatique et libertés, dénommée  » Informatique et libertés « , n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, et du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit  » RGPD « . L’ICOM a désigné un délégué à la protection des données (DPD) auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
L’ICOM peut modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre et publiera la version modifiée sur la Plateforme. L’ICOM vous invite à consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité sur cette page pour prendre connaissance des mises à jour.

QUI COLLECTE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?
Vos données personnelles peuvent être collectées par ICOM pour vous fournir les services réalisés par et via la Plateforme, tels que la gestion d’événements ou de réunions, notamment :
– Enregistrement d’événements ou de réunions ;
– Rappel d’événements ou de réunions ;
– Services de partage de documents ;
– Accès aux services de vidéoconférence ;
– Services de comptage des présences (quorum) et de certification des présences ;
– Accès à une plateforme de vote ;
– Accès à une plateforme de streaming pour rejouer des réunions ou des événements.
Les données personnelles collectées et traitées par et via la Plateforme sont hébergées au sein de l’Union européenne.
La Plateforme peut héberger des liens vers des services tiers, notamment des services de vidéoconférence, des services de vote en ligne, des services de streaming. Nous attirons votre attention sur le fait que l’utilisation de ces services peut permettre la collecte de données personnelles. Pour connaître les conditions d’utilisation de ces données, nous vous invitons à lire les politiques de confidentialité des prestataires concernés, accessibles sur leurs sites internet.

QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS ?
ICOM ne collecte pas de données sans vous en avertir et ne recueille que les données personnelles strictement nécessaires aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité. A cette fin, l’ICOM collecte les informations suivantes :
– Lors de votre utilisation de la Plateforme (y compris l’espace membre) : seules la date et l’heure de votre dernière visite seront collectées.

– Lorsque vous vous inscrivez sur la plate-forme :
• Nom, prénom ;
• Fonction/qualité au sein d’ICOM ;
• Numéro de membre ICOM ;
• Groupe de travail d’adhésion ;
• Coordonnées professionnelles : email ;
– Lorsque vous utilisez la plate-forme :
• Nom, prénom ;
• Fonction/qualité au sein d’ICOM ;
• Numéro de membre de l’ICOM ;
• Groupe de travail d’adhésion ;
• Coordonnées professionnelles : email ;
• Inscription aux événements, participation aux événements ;
– Assistance technique :
• Informations relatives aux tickets de dépannage ou à la soumission de commentaires concernant la plate-forme.
• Données relatives à l’utilisation de la Plateforme (suivi des performances, données de connexion et d’accès, etc.)

À QUOI SERVENT LES INFORMATIONS RECUEILLIES ?
Nous utilisons les informations que nous recueillons à votre sujet pour fournir les services proposés par la Plateforme et aux fins suivantes :
• Pour gérer les événements et réunions organisés par l’ICOM : Inscription aux événements ou réunions, communication des détails sur les événements ou réunions auxquels vous vous êtes inscrits (date, objets, ordres du jour, documents de travail, si un vote est prévu ou non, lien pour se connecter à la vidéoconférence et/ou à la plateforme de vote etc.), envoi de rappels (emails) sur les événements ou réunions auxquels vous vous êtes inscrits, partage de documents en relation avec les événements ou réunions auxquels vous vous êtes inscrits ;
• Pour vous donner accès à des services de tiers liés aux événements et réunions de l’ICOM et pour faciliter votre accès à ces services (services de vidéoconférence, plateforme de vote en ligne, plateforme de streaming) ;
• Pour mesurer la participation à des événements ou des réunions (compte du quorum) ;
• Pour répondre à vos demandes d’information et vous contacter pour répondre à votre demande ou suggestion ;
• Offrir un soutien technique ;
• Gérer les comptes des membres de la plateforme Agora ;
Nous pouvons utiliser vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.

À QUI VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES DIVULGUÉES ?
Nous limitons l’accès à vos informations aux seuls employés qui ont besoin de les utiliser. Ils ont l’obligation de protéger vos données et de maintenir la confidentialité.
Nous pouvons également être amenés à divulguer vos données personnelles à nos partenaires pour nous permettre d’atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique de confidentialité, notamment notre prestataire de services informatiques. En tout état de cause, nos partenaires ne reçoivent que les informations personnelles nécessaires à la réalisation des services concernés et ne sont en aucun cas autorisés à utiliser ces données personnelles dans un contexte autre que celui du service en question, ou à des fins autres que celles pour lesquelles les données ont été collectées.
En tout état de cause, nous ne transmettons pas vos données personnelles à des tiers sans votre autorisation préalable, sauf si la communication de ces données est requise par la réglementation en vigueur, notamment à la demande de l’autorité judiciaire conformément aux dispositions légales.

VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES TRANSFÉRÉES VERS DES PAYS TIERS ?
Vos données personnelles sont hébergées par l’ICOM au sein de l’Union européenne.
Toutefois, vos données personnelles peuvent être transférées à nos partenaires autorisés et à nos fournisseurs de services techniques qui peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, l’ICOM s’assure que ces destinataires offrent un niveau de protection adéquat concernant la protection des données et que des garanties appropriées sont mises en place, avant tout transfert.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES ?
Les informations collectées sur la Plateforme sont conservées pour une durée limitée à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et tant que vous n’exercez pas vos droits tels que définis ci-dessous.
Nous pouvons néanmoins conserver certaines de vos données personnelles pendant une période plus longue, dans le seul but de nous conformer à toute obligation légale, ou pour répondre aux questions ou plaintes qui pourraient nous être adressées après que vous ayez cessé d’utiliser la Plateforme.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux et nous nous efforçons de protéger toutes les données collectées. En particulier, nous nous efforçons d’empêcher que vos données soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Ainsi, nous avons mis en place des mesures de protection pour assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de vos données. Par exemple, nous veillons à ce que l’accès aux données soit limité à ceux de nos employés qui ont été formés au respect des règles de confidentialité. Nous nous engageons également à stocker vos données dans des environnements d’exploitation sécurisés. Ces mesures tiennent compte de la sensibilité des données que nous collectons, traitons et stockons et de l’état actuel de la technologie.
Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100%. Ainsi, bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons maîtriser les risques liés au fonctionnement d’Internet et nous attirons votre attention sur la possibilité de pertes occasionnelles de données ou de violation de la confidentialité des données transitant par ce réseau. En toute circonstance, nous nous engageons à notifier toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et, si possible, au plus tard 72 heures après en avoir eu connaissance, dans les conditions prévues aux Articles 33 et 34 du RGPD. De même, il vous appartient de protéger la sécurité de votre compte, de votre identifiant et de votre mot de passe.
Si vous pensez qu’un tiers connaît votre mot de passe ou l’a modifié, ou si vous pensez qu’un tiers peut avoir accès au courriel associé à votre compte, vous êtes prié d’en informer l’ICOM sans délai en nous contactant à l’adresse suivante : par courrier (ICOM (DPD), 15 rue Lasson, Paris (France)) ou par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@icom.museum.

QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES
Conformément à la législation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de vos données personnelles, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et d’un droit à la portabilité de vos données.
Vous avez également le droit de vous opposer – pour des motifs légitimes – au traitement de vos données par l’ICOM, de retirer votre consentement lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur cette base juridique, et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Ces droits peuvent être exercés en nous contactant à l’adresse suivante : par courrier (ICOM (DPD), 15 rue Lasson, 75012 Paris (France)) ou par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@icom.museum.

QUELLES SONT VOS OBLIGATIONS ?
En tant qu’utilisateur de la Plateforme de l’ICOM, vous êtes tenu de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles. En particulier, s’agissant des informations personnelles auxquelles vous avez accès, vous devez vous abstenir de toute collecte, de toute utilisation détournée, et d’une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée, aux droits fondamentaux et aux libertés.

CONTACT ICOM
Si vous avez des questions ou des plaintes concernant cette politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter en ligne ou par courrier à l’adresse suivante : par courrier (ICOM (DPD), 15 rue Lasson, 75012 Paris (France)) ou par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@icom.museum.